1. Indledning
Hos Daikin er vi forpligtet til at drive vores virksomhed på en gennemsigtig måde. Vi stræber efter fuld overholdelse af loven, uanset hvor vi opererer. På tværs af Daikin Europe Group1 er medarbejderne forpligtet til at overholde vores kodeks for virksomhedsetik for koncernen, som fremmer korrekt adfærd og har til formål at sikre, at ingen ulovlige aktiviteter finder sted på arbejdspladsen. Principperne for vores virksomhedsetik er de samme i alle lande og forretningsområder, som vi opererer i. Du kan finde vores virksomhedsetik på vores internetside www.daikin.eu.
Vi opfordrer alle til at stille deres spørgsmål eller komme frem med bekymringer og til at rapportere (mistanke om) uetisk eller ulovlig adfærd i vores forretningspraksis. Daikin Europe Group garanterer, at indsendte rapporter håndteres i fuld fortrolighed.
I denne politik forklarer vi, hvordan du kan indsende en rapport, og hvordan vi udfører vores undersøgelser efter en indsendt rapport. Vi forklarer også beskyttelsen, der tilbydes alle, der indsender en rapport.
2. Hvem kan indsende en rapport?
Alle kan indberette mistanke om eller observation af forseelser i Daikin Europe Group: medarbejdere såvel som eksterne interessenter såsom entreprenører, konsulenter, tjenesteudbydere, repræsentanter, kunder og så videre.
3. Hvor til kan jeg indsende en rapport?
Der er flere måder at rapportere på. Du kan vælge den kanal, du føler dig mest tryg ved.
- Du kan rapportere til din kontaktperson hos Daikin.
- Du kan indsende en rapport via whistleblower-hotlinen, som er tilgængelig 24/7. Hotlinen accepterer rapporter via en onlineformular eller via telefon, altid på dit foretrukne sprog. Du kan få adgang til hotlinen via følgende link: http://daikineurope.ethicspoint.com.
For at foretage en indberetning skal du gå ind på linket og gå til afsnittet “To Make a Report” (Sende en indberetning).
- Vælg dit land, og angiv din foretrukne rapporteringsmetode, onlineformular eller telefon. Når du vælger telefon, vises det specifikke telefonnummer for dit land.
- I alle tilfælde vil du modtage et bruger-id og en adgangskode. Spørgsmål og kommunikation vil blive delt med dig via platformen. Du kan til enhver tid genbesøge platformen og overføre dokumenter eller stille yderligere spørgsmål.
- I nogle lande har vi en særlig rapporteringskanal, som er tilgængelig på den lokale enheds hjemmeside2.
4. Kan jeg indberette anonymt?
Det er muligt, men i nogle lande er det måske ikke lovligt3. Du kan indberette hændelser anonymt, men i nogle lande er det måske ikke tilladt. Vi beder dig om at give tilstrækkelige detaljer og faktuelle oplysninger, så vi kan undersøge rapporten effektivt.
5. Hvilken slags hændelse kan jeg indberette?
Du kan rejse enhver form for bekymring, som du ønsker at gøre os opmærksom på, men denne ordning sigter mod at modtage rapporter om overtrædelser eller formodede overtrædelser af Daikin Europe Groups virksomhedsetik eller loven. Sådanne overtrædelser kan f.eks. være en krænkelse af menneskerettighederne, en overtrædelse af konkurrencelovgivningen, en strafbar handling eller skade på miljøet.
6. Er jeg beskyttet, når jeg indberetter en hændelse?
Daikin er forpligtet til at beskytte dig mod eventuelle ulemper, selv om det efter en undersøgelse viser sig, at der ikke var tale om en overtrædelse. Vi tolererer ikke nogen form for repressalier (afskedigelse, nægtelse af forfremmelse, suspension, ...) mod personer, der indberetter i god tro og har rimelig grund til at tro, at der er sket en overtrædelse.
Men hvis du bevidst indberetter eller offentliggør falske oplysninger, kan du blive straffet. Du kan også blive mødt med krav om erstatning for skader, der er opstået som følge af falsk indberetning eller offentliggørelse af falske oplysninger.
7. Hvordan sikrer vi fortrolighed.
Daikin behandler alle rapporter, deres indhold, identiteten på den rapporterende person og andre involverede fortroligt. Vi vil bruge din rapport til at gennemføre en undersøgelse og til at implementere eventuelle foranstaltninger i forbindelse med resultatet.
Vi kan videregive oplysninger om fakta eller bekymringer inden for rammerne af en retssag eller anden procedure, som en myndighed indleder. Vi kan også videregive oplysninger, hvis vi beslutter, at overtrædelsen skal rapporteres til myndighederne, og/eller at vi vil indgive en officiel klage. Vi kan også videregive indholdet af rapporten til ledelsen og/eller til vores eksterne rådgivere.
8. Hvad sker der, når jeg har indsendt en rapport?
Vi tager alle rapporter alvorligt, og de håndteres med behørig omhu.
Daikin Europe Groups revisionsudvalg eller - hvis loven kræver det - en lokal repræsentant er ansvarlig for at undersøge de modtagne rapporter. Revisionsudvalget/den lokale repræsentant vil tage følgende skridt efter modtagelse af en rapport:
- Inden for 7 dage sender revisionsudvalget en kvittering for modtagelse til den indberettende person.
- Derefter beslutter revisionsudvalget, om rapporten kan accepteres eller ej. Hvis rapporten ikke kan godkendes - fordi den falder uden for rammerne af denne politik - informerer revisionsudvalget den rapporterende person.
- Hvis indberetningen er godkendes, foretager revisionsudvalget en undersøgelse.
- Revisionsudvalget kan anmode om hjælp fra andre, f.eks. datterselskaber eller forretningsafdelinger.
- Revisionsudvalget kan interviewe medarbejdere og/eller tredjeparter, der kan have kendskab til den indberettede hændelse.
- Revisionsudvalget vil gennemgå dokumenter, der vedrører den rapporterede hændelse.
- Når undersøgelsen er afsluttet, træffer revisionsudvalget beslutning om sagen.
- Hvis sagen bekræftes, vil revisionsudvalget træffe passende foranstaltninger for at løse de identificerede problemer.
- Hvis den identificerede hændelse ikke bekræftes, afvises sagen.
- Revisionsudvalget informerer den rapporterende person om resultatet inden for 3 måneder.
Revisionsudvalget respekterer fuldt ud retten til forsvar for enhver person, der er involveret i en undersøgelse. Disse personer vil modtage information om fakta eller bekymringer og vil blive hørt.
En overtrædelse af virksomhedsetikken kan føre til en disciplinær foranstaltning eller til en opsigelse af ansættelsen. Hvis en overtrædelse begås af en tredjepart, kan vi opsige kontraktforholdet med den pågældende part eller dennes arbejdsgiver.
9. Hvordan vi overholder lovgivningen om databeskyttelse.
Håndtering af rapporter indebærer behandling af personoplysninger. Afhængigt af hændelsen kan Daikin Europe Group indsamle data som navne, kontaktoplysninger, jobtitler, systemadgangslogfiler og detaljer relateret til hændelsen.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe efterforskningen står på. Vi kan opbevare dem i et stykke tid bagefter, baseret på vores risikovurdering og juridiske krav, men aldrig længere end tilladt i henhold til gældende lovgivning. For specifikke datatyper (f.eks. adgangslogs) kan der gælde kortere opbevaringsperioder. Vi kan opbevare data i længere perioder baseret på en legitim interesse, f.eks. i forbindelse med potentielle fremtidige retssager eller myndighedsundersøgelser, men vi vil gøre det i overensstemmelse med principperne om minimering af data og dine rettigheder.
Bemærk venligst, at du har ret til:
- Adgang til dine personlige data og modtage en kopi.
- Korrigering af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
- Sletning af dine personoplysninger under visse omstændigheder.
- At få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
- At gøre indsigelse mod behandlingen af dine persondata baseret på legitime interesser.
- At få dine personoplysninger i et bærbart format.
- At indgive en klage til databeskyttelsesmyndigheden i det land, hvor hændelsen er blevet rapporteret.
For detaljerede forklaringer og for at udøve dine rettigheder bedes du kontakte databeskyttelseskoordinatorerne på dpc@daikineurope.com.
Du kan få flere oplysninger om vores databeskyttelsespraksis i vores databeskyttelsespolitik4.
10. Whistleblowerprocedure og -beskyttelse i Den Europæiske Union
I Den Europæiske Union giver EU-medlemsstaternes love og det såkaldte EU-direktiv5 beskyttelse til personer, der indberetter (påståede) lovovertrædelser (“whistleblowing”).
Betingelserne for at opnå denne beskyttelse er følgende. Gør dig bekendt med de specifikke krav i den gældende lov:
- Du skal have haft rimelig grund til at tro, at oplysningerne var sande på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne faldt inden for lovens anvendelsesområde;
- Du har rapporteret internt eller eksternt eller foretaget en offentliggørelse i overensstemmelse med loven.
Intern rapportering betyder, at du har brugt en af Daikin Europe-koncernens rapporteringskanaler. Du opfordres til at bruge disse først.
Ekstern rapportering betyder, at du indsender en rapport til de kompetente myndigheder i EU-medlemsstaten. Disse kompetente myndigheder er anført i bilag 1. Du kan bruge den eksterne rapporteringskanal, når du har rapporteret via Daikin Europe Groups interne kanal, og denne interne kanal ikke fungerede korrekt.
Offentliggørelse betyder, at du rapporterer direkte til offentligheden via f.eks. en onlineplatform eller sociale medier eller til medierne. Når du foretager en offentliggørelse, bør du nyde godt af beskyttelse, hvis
- du først har rapporteret internt og eksternt, men overtrædelsen ikke er blevet håndteret, eller der ikke er blevet truffet passende foranstaltninger, eller
- du har rimelig grund til at tro, at der er en overhængende eller åbenlys fare for den offentlige interesse, eller i tilfælde af ekstern rapportering er der risiko for gengældelse.
Ikke alle forhold, der falder inden for rammerne af virksomhedsetik, er whistleblowing. Vi henviser til disse som "etiske anliggender". Den beskyttelse, som loven giver en person, der rejser et etisk spørgsmål, er ikke den samme, når der rapporteres om whistleblowing. Ikke desto mindre vil Daikin Europe Group behandle rapporterede etiske anliggender på samme måde: Vejledningen og processerne i denne politik gælder for alle rapporter, vi modtager, uanset om der er tale om whistleblowing eller etiske anliggender.
11. Spørgsmål
Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte C. Vyncke, Director and Chief Legal Officer, Daikin Europe N.V.
E-mail: vyncke.c@daikineurope.com
BILAG 1: Relevante kompetente myndigheder, der skal modtage en ekstern rapportering
| Østrig | Eksternt rapporteringskontor for overtrædelser af EU-lovgivningen i Wien |
| Belgien | Den føderale ombudsmand Vlaamse Ombudsman Ombudsmanden for hovedstadsregionen Bruxelles Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens |
| Bulgarien | Kommissionen for antikorruption og konfiskation af ulovlige aktiver |
| Kroatien | Ombudskvinde for Republikken Kroatien |
| Cypern | For at identificere den rette kanal til indberetning kan whistleblowere kontakte lokal juridisk rådgiver og/eller ombudsmandens kontor. |
| Tjekkiet | Justitsministeriet, afdelingen for interessekonflikter og korruptionsbekæmpelse |
| Danmark | Den danske databeskyttelsesmyndighed |
| Estland | Justitsministeriet, Estlands afdeling for kriminalpolitik |
| Finland | Justitsministeriet |
| Frankrig | Defenseur des Droits |
| Tyskland | Det eksterne rapporteringsorgan i henhold til lovforslaget om beskyttelse af whistleblowere ved Forbundsrepublikken Tysklands justitsministerium (Tyskland) |
| Grækenland | Den nationale gennemsigtighedsmyndighed |
| Ungarn | Kommissær for grundlæggende rettigheder |
| Irland | Gardas ombudsmand, GSOC Protected Disclosure Unit (PDU) |
| Italien | Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) |
| Letland | Statskancelliet, kontaktpunkt for whistleblowere |
| Litauen | Den offentlige anklagers kontor |
| Luxembourg | Den luxembourgske myndighed for finansielle tjenesteydelser - CSSF Den luxembourgske forsikringskommission - CAA Den luxembourgske konkurrencemyndighed Den luxembourgske myndighed for registreringsafgifter, ejendomme og moms - AED Det luxembourgske arbejds- og mineinspektorat - ITM Den luxembourgske kommission for databeskyttelse - CNPD Det luxembourgske center for lige muligheder - CET Mediatoren udfører som en del af sin mission ekstern kontrol på steder, hvor folk er berøvet deres frihed Ombudsmanden for børn og unge Luxembourgs reguleringsinstitut - ILR Luxembourgs uafhængige tilsynsmyndighed for audiovisuelle medietjenester - ALIA Advokatsamfundet i Luxembourg og Diekirch Luxembourgs notarkammer Luxembourg Medical Board Natur- og skovforvaltningen - ANF Administrationen for vandforvaltning - AGE Luftfartsadministrationen - ANA Den nationale forbrugerombudsmandstjeneste Ordenen for arkitekter og rådgivende ingeniører - OAI Luxembourgs sammenslutning af statsautoriserede revisorer - OEC Det luxembourgske revisionsinstitut - IRE Administrationen for direkte skatter i Luxembourg - ACD |
| Malta | Malta rapporterer eksternt til en af de kompetente myndigheder, der er nævnt i loven. Disse omfatter: Commissioner of Revenue (CfR), Financial Intelligence Analysis Unit (FIAU), Malta Financial Services Authority (MFSA), Commissioner for Voluntary Organisation (CVO), Permanent Commission Against Corruption og Ombudsmanden. |
| Nederlandene | Huis voor Klokkenluiders (Holland) |
| Polen | Ombudsmanden (selvom den endelige lov endnu ikke er vedtaget - januar 2024) |
| Portugal | Den offentlige anklager |
| Rumænien | Justitsministeriet |
| Slovakiet | Premierministerens kontor / afdeling for korruptionsforebyggelse Kontor for beskyttelse af whistleblowere |
| Slovenien | Komisija za preprečevanje korupcije |
| Spanien | Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifraude Catalunya Kontoret for forebyggelse og bekæmpelse af korruption på De Baleariske Øer Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción |
| Sverige | Den svenske arbejdsmiljømyndighed |
1 Daikin Europe Group består af Daikin Europe N.V. og Daikin Europe Coordination Center N.V., deres filialer og datterselskaber samt de respektive filialer og datterselskaber af disse filialer og datterselskaber.
2 Se hjemmesiderne for de enheder, der er baseret i Italien.
3 Hvis du befinder dig i eller rapporterer om Tjekkiet eller Ungarn, bør du søge råd, før du rapporterer anonymt, da anonym rapportering muligvis ikke er beskyttet af national lovgivning.
4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html
5 Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-loven